من الدفتر والإكسل إلى نظام كاشير في أسبوع: خطة يوم بيوم

أكثر ما يؤخّر صاحب المحل عن النظام هو السؤال: «وماذا أفعل بكل ما في الدفتر؟». الجواب: لا تنقل كل شيء، وانقل الصحيح بالترتيب الصحيح. هذه خطة أسبوع واحد جرّبناها بأنفسنا في داشنك (Dashing)، بما يُستورد من ملف فعلًا وما يُسجَّل يدويًا وما يبقى في الدفتر عمدًا.

قبل أن تبدأ: قرار واحد

اختر يومًا للانتقال، وليكن أوّل يوم في الشهر أو أوّل يوم بعد جرد. قبله الدفتر هو الحقيقة، وبعده النظام هو الحقيقة. أسوأ ما يمكن فعله هو تشغيل الاثنين شهرًا كاملًا «للاحتياط»؛ فتنتهي بنسختين لا تتطابقان.

اليوم 1: الأصناف من ملف CSV

افتح الإكسل الذي تملكه (أو أنشئ واحدًا) بثلاثة أعمدة إلزامية: الكود والاسم والسعر، مع أعمدة اختيارية: التكلفة والكمية والباركود. داشنك يفهم العناوين العربية والإنجليزية الشائعة (الاسم، السعر، الكمية، الباركود، الكود…) فلا تحتاج إلى إعادة تسمية.

احفظ الملف بصيغة CSV، ثم من صفحة المخزون اضغط «استيراد المنتجات» واختر الملف. يجرّب النظام الاستيراد من دون حفظ ويعرض لك: كم صفًا جاهزًا، وكم صفًا فيه خطأ ولماذا (كود مكرّر، سعر ناقص…). صحّح في الإكسل وأعد الرفع، ثم اضغط «استيراد».

ما يحدث بالكمية: تصبح مخزونًا افتتاحيًا في الفرع الرئيسي بالتكلفة التي كتبتها، بقيد محاسبي متوازن. هذا يعني أن قيمة مخزونك تظهر في الميزانية من اليوم الأوّل.

نصائح:

• الأصناف بدون باركود: اترك العمود فارغًا وامسح الباركود عند أوّل استلام أو أوّل بيع.
• الكارتون والقطعة: استورد الصنف بالقطعة، ثم أضف وحدة الكارتون ومعامل التحويل وباركوده من صفحة الصنف. مقال الباركود للمحل: EAN-13 والأرقام الداخلية والكراتين يشرح التفاصيل.
• لا تستورد كمية إذا لم تكن واثقًا منها؛ الأفضل جرد سريع في اليوم 6.

اليوم 2: الزبائن والموردون

استورد الزبائن من ملف: الاسم والهاتف والمدينة (والبريد إن وجد). ما لا يُستورد: الرصيد القديم. لديك خياران، وكلاهما صحيح:

1. ابدأ بدفتر نظيف. الديون القديمة تُحصَّل من الدفتر القديم كما كانت، والنظام يسجّل الجديد فقط. الأبسط، ولا يشوّه مبيعات الشهر.
2. فاتورة «رصيد سابق» لكل زبون بتاريخ يوم الانتقال، بالدين، بسطر واحد. كشف الحساب يصبح كاملًا من اليوم الأوّل، لكن الفاتورة تُحسب مبيعات في شهر الانتقال؛ أخبر محاسبك ليعاملها كأرصدة افتتاحية.

الموردون يُضافون يدويًا (عادةً أقلّ من عشرة). أرصدتهم القديمة لا تُستورد ولا تُسجَّل كأمر شراء (الاستلام يزيد المخزون مرّة ثانية)؛ تُسدَّد من الدفتر القديم، ومن يوم الانتقال تُسجَّل كل مشترياتك أوامر شراء في النظام.

اليوم 3: الموظفون والصلاحيات

أنشئ حسابًا لكل موظف بدوره: مالك، محاسب، كاشير. الكاشير لا يرى الربح ولا يغيّر الأسعار؛ إن أردت السماح له بخصم أو بتجاوز حدّ ائتمان فامنحه تلك الصلاحية وحدها. كل ما يفعله أي أحد يُكتب في سجلّ لا يُعدَّل. وفعّل من الإعدادات «جرد مُعمّى عند إغلاق الوردية» إن كان في المحل أكثر من كاشير.

اليوم 4: أوّل بيع، والدفتر بجانبك

افتح وردية بالنقد الافتتاحي، وبِع اليوم كله من النظام. أبقِ الدفتر مفتوحًا بجانبك للاطمئنان فقط، من دون أن تكتب فيه. بعد أوّل عشر فواتير سيلاحظ الكاشير أن المسح أسرع من الكتابة، وسيتوقّف عن النظر إلى الدفتر وحده.

الإيصال يُطبع من صفحة الفاتورة على طابعة حرارية 80 مم، أو يُرسَل رابطًا عبر واتساب. مقال تجهيز الكاشير في العراق يقول أي أجهزة تكفي.

اليوم 5: الديون الجديدة من النظام

من اليوم، كل بيع بالدين يُسجَّل باسم الزبون وبحدّه الائتماني، وكل دفعة تُخصَّص على أقدم فواتيره. أرسل أوّل كشف حساب عبر واتساب لزبون تثق به واسأله: هل هذا أوضح من الدفتر؟ مقال ديون الزبائن عبر واتساب يشرح الدورة كاملة.

اليوم 6: جرد سريع

أنشئ جردًا دوريًا للأصناف التي لم تكن واثقًا من كميتها. الجرد لا يوقف البيع؛ تعدّ، تُدخل الأرقام، والفرق يُسجَّل بعد موافقتك. الآن مخزونك في النظام هو مخزونك الحقيقي.

اليوم 7: أوّل تقرير

أغلق الوردية بالعدّ. افتح تقرير الوردية: المبيعات، المرتجعات، طرق الدفع، الفرق في الصندوق. ثم افتح نظرة الربح: أوّل أسبوع لن يكون دقيقًا في الربح إن كانت التكاليف ناقصة في ملف الاستيراد؛ أكمل التكاليف من صفحات الأصناف خلال الأسبوع الثاني، ومن اليوم 14 يكون الربح رقمًا يمكن الوثوق به.

ما لا يُستورد: بصراحة

• القيود المحاسبية القديمة: لا تُستورد. تبدأ بأرصدة افتتاحية (المخزون من ملف الأصناف، والباقي بحسب الخيارين أعلاه).
• أرصدة الموردين: لا تُستورد من ملف.
• الفواتير القديمة: لا تُستورد؛ الرجوع إليها من الدفتر القديم.
• الصور: تُضاف من صفحة الصنف، واحدةً واحدة.

المصادر

• استيراد المنتجات والعملاء في داشنك، https://dashing.krd/features/inventory (اطُّلع عليه في 2026-09-14)
• الصلاحيات والورديات، https://dashing.krd/features/staff (2026-09-14)